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2016/02/29 0:00

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【Vol.36】家庭の書類のデジタル化

2870view|2clip | 2016/02/29 0:00 投稿者 副島 千尋

説明書や税金の書類、DM、学校からのお手紙、それ以外にも雑誌、子供が描いた絵など・・・。
毎日普通に生活をしているだけで紙はあっという間に増えていきます。
見返さないのに捨ててしまったらいざという時に困るかもしれない・・と漠然とした不安でなんとなくとってある明細書や書類。
一生懸命ファイリングや分類をしているのに面倒で長続きせず、結局お部屋の一角が山積みの書類スペースになり、場所もとり、さらに必要な時になかなか見つからなく困っているということはないでしょうか。
そんな悩みを解決する、お部屋もスッキリ、パッと探せる「紙のデジタル化」についてお話します。

ペーパーレスで快適生活

ペーパーレス実現のポイント

デジタル化する書類を用意する

まずここでいう書類のデジタル化とは、紙類をパソコンやスマートフォン(以下スマホ)等に取り込み保存・管理することです。
書類をデジタル化する前に、書類の分類をします。

img1

に分けます。
まずデジタル化して捨てるものですが、レシート、DM、学校からのお知らせ、クレジットカードの明細書など本来一度目を通してしまえばそのあとはほとんど不要です。
しかし、「情報を忘れてしまったらどうしよう」「いつか必要になるのではないか」と何となく捨てにくいのも事実です。
このような書類にデジタル化はもってこいです。スキャンしてデジタル化してしまえば安心して捨てられます。

  • img2

    ◎書類を取り込みたい媒体にケーブルやWi-Fiでスキャナーを繋ぎます。

  • img3

    ◎レシート・明細書・レシピ・雑誌の切り抜き・はがきなど紙類ほとんどがスキャンできます。


次にデジタル化するが紙でも残したい・残しておかなければならないというものがあります。
人によって異なりますが、例えば保証書や会社関係の領収書等です。
原本が必要になるものは基本的に紙ベースでの保存が必要になりますが、探しやすいように情報としてデジタル化しておくとよいでしょう。

img4

◎冊子や本は裁断してもよいものと
残したいものでわける。


普段は使わない書類なのでデジタル化した後の保存先は少々取り出しにくい場所でも問題ないでしょう。
領収書に関していえば最近ではe-文書法も改正があり、それに対応するスキャナーも登場しておりますので、見直すことにより更にデジタル化が促進されていくのではないでしょうか。
  最後に紙ベースでしか残せないもの・紙ベースで残したいものです。モノそのものに価値があるものはそのまま残したいものもあるでしょう。そういうものはきちんと保管し劣化を防ぎましょう。その為には、温度や湿度、照度等にも気を付けて保存しなければなりません。モノを大切に保存するには細かな気配りと管理能力が必要です。
この手間を考えるとデジタル化したモノは管理が簡単なので毎日のスッキリとした快適生活にとても効果的な保存方法といえます。

POINT1

デジタル化のメリット

デジタル化の方法の前にデジタル化のメリットをまとめておきます。
まず先ほどからの記載にもありますがデジタル化することにより保存スペースが削減されます。
それと同じくらい大きなメリットが検索可能であるということです。

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◎懇談会と検索すると書類の中から「懇談会」の文字のある書類を探し出せる機能もあるので取り込んだ後の細かい整頓がほとんどいらない!

これは書類をデジタル化する際PDF形式にすることにより検索が可能になるのです。
これにより必要な書類を検索することにより瞬時に取り出し閲覧することが可能になります。
大量の書類の中から必要な書類が瞬時に見つけるというのはアナログではなかなか難しいことです。
また情報をデジタル化したことによりクラウド経由で共有することも可能になりますし、スマホ等に保管した場合はデータを携帯することも出来るのでどこでも大量の書類を簡単に見ることが出来ます。
ちょっとした出先でも子どもの学校の日程表等サッと確認でき便利です。
またデジタル化は永久保存にも向いています。先ほども述べた通り紙ベースで保管するとなると害虫や日焼けなどの劣化が懸念されます。しかしデジタル化してしまえばそんな心配もありませんのでデータを保護するという面でもデジタル化は大きなメリットといえるのではないでしょうか。
デジタル化したデータはコピーが出来るので、クラウドやHD等にバックアップを簡単にとることが出来ます。

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◎ 大事なものはバックアップを
とっておけば安心。

パソコンの故障やスマホの機種変更等にも慌てなくてすみますので行っておいた方がよいでしょう。

POINT3

実際にデジタル化してみよう

デジタル化するツールとして、大きくわけて下記の3つがあげられます。

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☆スマホ・デジカメ

それぞれに特徴があるのですがまず一番手軽なのはスマホやデジカメなどです。子どもの作品などを写真にとって残しておく人も多いのではないでしょうか。写真にとるというのはデジタル化の一つです。スマホは持っている人が多いですし、常に携帯しているという観点からも使い勝手は良いと思います。プリント一枚などの少量の場合スマホの写真機能で十分といえます。また写真では文字が読みにくいというのではないか、という不安にはスマホのスキャナーアプリ等を使い、歪みや明るさを補正した上でPDF化することで解決されます。

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◎ スマホの無料のアプリでも歪み補正やPDF化で検索も出来るものがほとんどです。少量の書類であれば十分です。


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☆フラットベッドスキャナー・複合機

次にプリンターの複合機、フラットベッドスキャナーです。一般的にスキャナーというとこの形を思い浮かべるのではないでしょうか。複合機であればもともとプリンターとしてパソコンに接続している家庭が多いのでそのまま簡単にパソコンの中に取り込むことが出来ます。フラッドベッドスキャナーは専用のスキャナーなので万能で他のものより画質が綺麗に取り込めます。裁断したくない本やホッチキス止めのブックレット、薄い紙や厚い紙、しわなどがひどい紙などもスキャン出来るのが魅力です。

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◎ フラットベッドスキャナーは裁断できない大事な本等に便利。画質もピカイチ


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☆ドキュメントスキャナー(オーバーヘッド・モバイル)

3つめがドキュメントスキャナーです。これは複数の書類をセットしボタン一つで自動給紙出来、かつ高速です。大量の書類を効率よくデジタル化するにはこれが最適です。保存した際に書類を自動的に分類してくれるソフトに対応している機種もあります。例えば、名刺は名刺のソフトに、レシートは家計簿のソフトに自動的に分類され保存されるので名刺を整理する手間、家計簿をつける手間を省くこともできます。またやや高額ですが置くだけでスキャンーが可能なオーバーヘッドスキャナーというものもあります。置くだけでスキャンできる簡単操作なので、本を傷つけたり裏返す手間もありません。立体のモノをスキャンできるという利点もあります。

  • img16

    ◎ ドキュメントスキャナーはボタン一つの簡単操作で大量にスキャン


  • img17

    ◎ スキャンした書類を自動的に分類してくれる機能もあります

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◎ドキュメントスキャナーは大量の書類もあっという間に綺麗にデジタル化してくれます。

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◎ オーバーヘッドスキャナーはモノをそのままの状態でスキャンできる。

他にも携帯用のスキャナー等も登場し、出先でもさっとスキャンしデジタル化できる時代になってきました。デジタル化はあくまでも手段です。快適に暮らすという目的の為に、さっと書類がスキャン出来るよう自分に合った方法を決めましょう。

POINT5

まとめ

本当はデジタル化するまでもなく捨ててよい紙類を、デジタル化することにより、迷わず安心して手放すことが出来るようになります。
漠然とした不安を取り去るこの安心な「捨てる技術」こそがデジタル化の最大のメリットだと私は思います。
ここ近年スキャナーは操作が簡単になり機械はちょっと苦手という方でも扱いやすく入門しやすくなってきました。
家庭の書類はほぼデジタル化出来ますので是非挑戦してみてください。
そして書類の山から解放されたスッキリ快適生活を目指しましょう!

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