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仕事の効率を上げるには書類のお片付けが必須!

仕事や勉強に集中できない方、作業が一向に進まない方、デスク周りに書類が山積みになっていませんか?視界に入る所に沢山のものがゴチャゴチャに置かれていては、仕事に集中することはできません。仕事の効率を上げるために、まず書類の整理をしましょう。

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出典元: アマナイメージズ ( http://amanaimages.com/info/infoRF.aspx?SearchKey=10179006115 )

必要のない書類は処分

沢山ある書類を整理する前に、まず不要な書類が混ざっていないかを確認して、必要な書類以外は処分してしまいましょう。不要な書類が混ざっていると、必要な書類を見つけ出すのに時間がかかり、不要な書類まで整理している時間は勿体ないです。書類が山積みになっている時点で、実際に必要な書類は半分くらいと考えてください。

処分して良いか迷う書類はまとめてファイルに保管しておき、時間が経ってもファイルの中の書類を必要としなかったら処分します。あとは必要な書類をまとめるだけ。書類が減ることで、仕事や勉強への集中力を高めることができ、必要な書類を探すのにかかっていた時間を仕事や勉強にあてることができます。

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書類はファイルに入れてから立てて収納

書類を横にして置いておくと、その上にどんどん書類がたまっていき、最終的に書類の山ができてしまいます。そうなると下の方に埋まっている必要な書類を取り出すのに一苦労。
書類は立てて収納するのが基本です。書類は種類別にしてファイルボックスに入れ、立てて収納します。ラベルを貼って、何の書類が入っているかを一目でわかるようにしていれば、仕事中に必要な書類をすぐ取り出すことができます。

ファイルごと取り出して、お片付けもファイルごと。出し入れが楽だと、仕事中に手を止める必要がなく、仕事の効率を上げることができます。ついつい書類を放置してしまうようなこともなくなりますね。

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出典元: アマナイメージズ ( http://amanaimages.com/info/infoRF.aspx?SearchKey=28144092976 )

引き出しの中に書類を収納する

デスクの上に沢山のものがあっては、作業に集中できません。出来るだけものを置かずにすっきりとした空間であった方が仕事の効率も上がります。そこで、使用頻度の多い書類や文房具はデスク上にコンパクトに収納し、必要な書類でも使用頻度が多くないものは引き出しの中への収納がおすすめです。

深さがあるデスクの引き出しにファイルボックスを入れて、そこに書類を保管するようにしましょう。インデックスやラベルを使用して、何の書類かを一目でわかるようにします。引き出しを開けた時に自分の方に向いているように収納しておけば、必要な書類をすぐに取り出すことができます。書類を探す手間を省くことができ、作業効率もアップします。

仕事ができる人はお片付け上手。不要な書類は処分し、ファイルボックスを活用して種類別に書類をわかりやすく整理することで、必要な書類をすぐに手に取ることができ、仕事の効率が上がります。

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