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2018/11/06 0:00

部屋も職場も簡単にお片付けできる書類整理テクニック

あとで読むから、あとで見直してから捨てるからなどと、とりあえずおいてしまった書類やプリントが山積みになってしまい、悩まれている方は多いのではないでしょうか。
いざ必要になったときに、必要な書類がなかなか見つからないとイライラしてしまいます。

今回は簡単にお片付けできる書類の整理テクニックをご紹介します。

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出典元: アマナイメージズ ( http://amanaimages.com/info/infoRF.aspx?SearchKey=10404008111 )

半分は不要

必要な書類が、必要な時にすぐに見つけられないのは、今ある書類の量が多すぎるからです。どれも大事そうに見える書類ですが、オフィスなどの場合、実際は半分くらい捨てても特に問題はないという調査結果もあるようです。余分な物が日々どんどんたまっていってしまっているのです。

少しでも無駄な時間を減らして、仕事や家事の作業効率をアップさせるためには、書類の整理はとても重要です。山積みになってしまった書類の山は、お部屋を汚く見せてしまうだけでなく、ストレスの原因にもつながりかねません。書類が整理された快適な空間づくりを目指しましょう。

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出典元: アマナイメージズ ( http://amanaimages.com/info/infoRF.aspx?SearchKey=28144063783 )

ルールを作る

1)書類が手元にきたら、まず必要か不要かを見極めます。
不要な書類はその場ですぐに捨てて、必要な書類だけをファイルに入れていきます。

2)ファイルに入れた書類は、週に1度決めた曜日の日に必ず見直します。期日の過ぎたものや不要になったものは、その場ですぐに処分します。要としていてキープしていたものでも、1か月経っても使用しなかったら処分するようにしましょう。

3)この段階で手元に残っている書類は、重要と判断してファイリングしていきます。
書類は重ねてしまうと下の方にある書類が取り出しにくくなってしまいます。そうなると整理しにくくなり、お片付けできない原因となるのでさけましょう。

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出典元: アマナイメージズ ( http://amanaimages.com/info/infoRF.aspx?SearchKey=10131058368 )

必ず定位置にお片付けする

お部屋の中で書類を収納するのに最適な場所を確保したら、ファイリングした物をいれていきます。上に積み重ねていってしまうと、下のファイルの出し入れにとても不便です。また下の方にあるファイルは手を付けなくなってしまい整理しなくなるので、書類のお片付けができず散らかる原因になるのでやめましょう。
ファイルは、見やすく、見つけやすいように立てて保管するのが原則です。時系列にそって並べると、探すときに便利です。

必要なファイルを取り出し、使用した後は必ず元の位置に戻しましょう。適当に戻してしまうと、他の人や後から別の探し物をしたりするときに困ります。定位置が分かるように、きちんとお片付けされている状態の写真を棚に貼っておくと、誰が使用しても元に戻せるようになるのでおすすめです。

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出典元: アマナイメージズ ( http://amanaimages.com/info/infoRF.aspx?SearchKey=28208000986 )

いかがでしたでしょうか?
職場の場合、書類が散乱した状態だと来客時に困るだけでなく、仕事の作業効率も上がりません。
あまり細かくルールや分類を決めてしまうと、面倒に感じてしまい継続できなくなってしまうかもしれません。

長続きさせることが大切なので、少しずつ日々書類のお片付けをしてみてください。

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