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仕事ができる人は片付けもできる!書類がすぐ出せるデスクにするには?

仕事ができる人のデスクが片付いているのは、もはや常識となりつつあります。書類がすぐに取り出せるようなデスクにするには、まず片付けやすいデスクにすることが大切です。難しい技など必要なく、すぐに片付けられるような書類の整理方法をご紹介します。

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出典元: DAIKEN ミセル SOHOプラン20 ( https://o-katazuke.jp/introduce/system-storage/item/misel20 )

書類は立ててステータスごとにファイルボックスへ

書類整理の基本は立てて置くことです。横にしておくとそこにどんどん積み重なっていき、大切な書類が下のほうに隠れてしまいます。ファイルボックスを利用して、書類をすぐに立てかけておきましょう。
できればファイルに閉じ、ラベルも貼り付けるなどしたほうがいいですが、そこまでしなくてもすぐに不要となる書類もあることでしょう。その場合、クリアファイルに入れてファイルボックスに入れておき、いらなくなったらすぐに捨てるようにします。
保管するべき書類はデスクの中に収納しますが、デスクの上には一時的に必要な書類や取り掛かり中の書類が置かれることがよくあります。ファイルボックスを書類のステータスごとに用意しておけば、書類の分類も簡単にできるようになります。

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出典元: 吉川国工業所 Likeit LM-28 ファイルボックス スクエアワイド ( https://o-katazuke.jp/introduce/system-storage/item/misel20 )

事務作業が多い人は整理トレーで分類

仕事によって書類の大きさも量も保管期限も違ってくるかと思いますが、ルーチンの事務作業が多く書類も1、2日で始末することが多いようであれば、書類トレーでの整理がおすすめです。
書類トレーは2段になっているものもあれば3段になっているものもあり、自分で買い足して付け加えられるタイプもあるので、書類の分類ごとに段を設けるようにしましょう。例えば一番上は未処理、真ん中の段は取り掛かり中、下の段は処理済みといった具合です。
そして処理済みの書類は1週間、もしくは1カ月だったら捨てるか保管するなどし、トレーを空にしておけば書類は溜まりません。できれば書類は立てたほうが見やすいですが、業務によってはこのように整理トレーで横にして、次から次へと処理していくのもいいでしょう。

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出典元: 吉川国工業所 Likeit LM-20R A4ファイルトレーR ( http://www.yoshikawakuni.co.jp/products/case/lm-20r-a4r.html )

細かく分類せず時間ごとに処分

書類を整理する時、大分類や中分類などちゃんと整理するとなると分類方法が複雑になりがちです。確かに会社の重要書類であれば監査対応のためにもそのような分類をする必要があるかもしれませんが、そうではない場合、細かく分類するとそのルールを守るのが大変です。
ルールはできるだけシンプルにすることで、デスクの上の書類を次々と処理することができるようになります。例えば、1月、2月、3月と月ごとに書類をファイルボックスに保管していき、3カ月経ったものは使うものと使わないものに分け、保管したほうがいいものだけ引き出しにしまうなどすれば、書類は溜まりません。
そして1年経ったときにその引き出しに入れた書類も再び見直し、保管するべきものといらないものに分けるなど、時間ごとに管理すると複雑な分類をする必要がなくなり、整理がしやすくなります。

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出典元: アマナイメージズ ( http://amanaimages.com/info/infoRF.aspx?SearchKey=10404008111 )

書類をデスクの上に散乱させないためにも、まずは書類を置いておくための場所を作るようにしましょう。ファイルボックスや書類トレーを上手く活用し、仕事の内容に合わせてシンプルなルールを実行すれば、デスクの上の書類をキレイにお片付けできるようになります。

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