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2017/07/03 12:30

大事な書類と捨てても良い書類の仕分けは「保管期間」を決めて整理整頓

140view|0clip | 2017/07/03 12:30 投稿者 お片付けレシピ編集部

支払い明細、給料明細、契約書、保証書、レシート等…書類は日々増え続け、大事な書類であっても保管が滞りがちになります。しかし、収納スペースは限られていますので、有効スペースは常に確保しておきたいものです。
そのためには、保管期間のルールを決めて、必要がなくなった書類をスムーズに破棄していくという流れを作ってしまうというテクニックが有効です。

今回は放っておくとどんどん増えていってしまう、書類の管理テクニックをご紹介します。

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まずは書類のタイプごとにカテゴリー分けをする

効果的な整理整頓の基本は、まず整理したいものを入れる「場所を作る」ことです。
まずは書類のタイプを確認し、カテゴリーごとに分類していきましょう。

1.捨てずに保管しておく書類
保険・年金証書、契約書、取扱説明書、保証書、定款、登記関係書類、訴訟関係書類、特許など知的所有権に関する書類など

2.お金に関する書類
お金に関する書類の中でも大きく二つに分類できます。
1)支払い用紙など、一定期間保管するもの

2)確定申告に必要な領収書等(年末処理まで保管)
・レシートや領収書等や引き落とし明細表など
・給料明細などの所得

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3.法律で決められている経理関係の書類は、法律の定める条件に従う
経理関係などの書類は3年から10年とそれぞれ法律で保存期間が決められています。
保存が義務付けられている書類は保存年別に分けると良いです。一般家庭では無用ですが、個人営業やご家族で商売されている方にはぜひ参考にしてください。

1年ごとのフォルダを作りその中に保管期間別に分類すると捨てる時に確認しやすいでしょう。
万が一のことを考えて、迷った時は捨てる前に全てスキャンしクラウドで保存しておくというのも安心です。
この場合、経理関係の書類に関しての電子データ化は、「電子帳簿保存法」に従い3ヶ月前に申請が必要ですので注意が必要です。

4.すぐ捨てて良いもの、手にした瞬間に処理するのが望ましい書類
郵便物や出先で受け取ったチラシ、回覧板や、返事が必要なお便りなど

あとはカテゴリーごとにボックスやフォルダに仕分けするだけ

上記の分け方以外にも、より細かく分類し、フォルダの中にフォルダを作る方がわかりやすいという方もいると思います。
その場合は、まずは大カテゴリーを作り、その中に階層を作りさらにカテゴリー分けをしていく、という考え方で整理してみましょう。

カテゴリー分けが完了したら、あとは専用のボックスやフォルダを用意しカテゴリーごとに収納していきます。各カテゴリーの特徴を忘れない様に、保管期間や詳細などを書いて見やすいインデックスをつけるのも、必要な時に引き出せるよう、効率良く管理するために役立ちます。

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出典元: 吉川国工業所 Likeit LM-19 A4ファイルボックス2個組 ( http://www.yoshikawakuni.co.jp/products/case/lm-19-a42.html )

書類の仕分けのポイント

1)まずは書類の目的に応じて大きなカテゴリーに分類し、必要に応じてツリー化する
2)カテゴリータイプごとの保管期間を明確にする
3)法律で定められた保管期間を確認する

まとめるとこの三点のポイントごとに整理することが効果的な仕訳になります。
書類の仕訳も片づけもきっちりルールを決め、日々の仕分けをスムーズに行うよう心掛けてください。

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